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워드 문서에서 자동 목차가 잘못 표시될 때 수정하는 법
최고관리자
2025.11.15 20:05
71
워드 문서에서 자동 목차가 잘못 표시될 때 어떻게 수정해야 할까요?
마이크로소프트 워드(이하 워드)는 전 세계적으로 가장 많이 사용되는 워드 프로세서 소프트웨어로, 그 중 자동 목차 기능은 방대한 문서 작업에 큰 도움을 주는 필수 도구입니다. 하지만 문서를 작성하다 보면 자동 목차가 올바르게 동작하지 않거나, 원하는 대로 표시되지 않는 문제가 발생할 수 있습니다. 이런 경우 당황하지 마시고, 하나하나 원인을 파악하며 해결해 나가면 어렵지 않게 문제를 해결할 수 있습니다. 이번 글에서는 2025년을 기준으로, 워드 2021 및 마이크로소프트 365 버전에서 자동 목차 오류가 발생하는 주요 원인과 실질적인 해결 방법을 깊이 있게 안내해드리겠습니다.
자동 목차의 기본 원리와 구조 이해하기
자동 목차는 워드의 ‘스타일’ 기능을 기반으로 작동합니다. 일반적으로 제목1, 제목2, 제목3 등의 스타일이 문서 내 각 장, 절, 항 등에 적용되어 있으면, 워드는 이를 인식하여 자동으로 목차를 생성합니다. 목차를 삽입하면 워드는 해당 스타일이 지정된 모든 텍스트를 분석하여 계층 구조에 맞게 목록화합니다. 이 과정에서 스타일이 올바르게 적용되지 않았거나, 목차에 포함시킬 스타일이 변경되었을 경우, 목차가 의도와 다르게 표시될 수 있습니다.
자동 목차가 잘못 표시되는 대표적인 현상
자동 목차가 잘못 표시되는 대표적인 현상은 다음과 같습니다.
1) 목차에 일부 제목만 나타나고, 일부는 누락되는 경우
2) 목차의 계층 구조가 어긋나거나, 잘못된 수준(예: 1장 아래에 1.1이 아닌 2장이 들어가는 등)으로 표시되는 경우
3) 목차의 글자가 깨지거나, 서식이 일관성 없이 적용되는 경우
4) 목차에 원하지 않는 텍스트(본문 내용이나 표, 그림 캡션 등)가 포함되는 경우
5) 페이지 번호가 잘못 표시되거나, 목차와 실제 본문 페이지가 불일치하는 경우
이러한 문제들은 모두 ‘스타일 적용 오류’, ‘목차 설정 오류’, ‘필드 코드 갱신 오류’, ‘문서 내 숨은 문자 및 특수 문자 영향’, ‘다국어 환경이나 호환성 문제’ 등 다양한 원인에서 비롯될 수 있습니다.
스타일 적용 오류 바로잡기
가장 흔한 원인은 제목 스타일이 올바로 적용되지 않은 경우입니다. 워드는 스타일을 기준으로 목차를 생성하기 때문에, 사용자가 직접 텍스트 크기나 색상을 변경하는 방식으로 제목을 꾸미면 워드가 이를 제목으로 인식하지 못합니다.
예를 들어, 본문에 ‘1장 서론’이라는 텍스트가 있지만, 이 부분에 ‘제목1’ 스타일이 적용되어 있지 않다면 자동 목차에는 나타나지 않습니다.
이 문제를 해결하려면 먼저 해당 문서의 제목 부분을 모두 확인한 후, 각 제목에 적절한 ‘제목1’, ‘제목2’, ‘제목3’ 스타일이 적용되어 있는지 점검해야 합니다.
스타일 적용 방법은 매우 간단합니다. 제목으로 지정하고 싶은 텍스트를 선택한 뒤, 상단 메뉴에서 [스타일] 그룹 내 ‘제목1’, ‘제목2’ 등을 클릭하면 즉시 적용됩니다.
이후 목차를 갱신하면 누락된 제목이 정상적으로 표시되는 것을 확인할 수 있습니다.
만약 기존에 ‘제목1’ 스타일이 아닌, 임의로 만든 사용자 지정 스타일을 사용하고 있었다면, 반드시 목차 설정에서 해당 스타일이 포함되었는지 확인하거나, 표준 스타일로 변경하는 것이 좋습니다.
목차 설정 세부 옵션 점검하기
워드의 목차 삽입 기능에는 다양한 옵션이 내장되어 있습니다.
특히, ‘사용자 지정 목차’ 기능을 활용하면 목차에 포함할 수준, 스타일, 페이지 번호 표시 여부, 탭 리더(점선 등) 디자인까지 세밀하게 조정할 수 있습니다.
목차가 원하는 대로 표시되지 않는다면 [참조] 탭의 [목차] – [사용자 지정 목차] 메뉴를 클릭해 설정을 다시 확인해 보시기 바랍니다.
여기서 주목해야 할 주요 옵션은 ‘목차 수준’입니다. 예를 들어, 문서 내에서 ‘제목1’부터 ‘제목3’까지 계층 구조가 있는데, 목차 설정에서 ‘표시할 수준’이 2로 되어 있다면 ‘제목3’은 목차에 표시되지 않습니다.
이처럼 표시할 수준을 조정하거나, ‘옵션’ 버튼을 눌러 목차에 포함시킬 스타일을 직접 지정함으로써 세밀하게 목차 구조를 통제할 수 있습니다.
또한, 목차에 페이지 번호를 표시할지 여부, 탭 리더 형태 등도 이 화면에서 손쉽게 바꿀 수 있습니다.
설정 변경 후 ‘확인’을 누르면 목차가 자동으로 새롭게 반영됩니다.
필드 코드 갱신과 수동 수정 오류 방지
워드의 자동 목차는 필드 코드라는 특수 기능을 통해 본문 정보를 실시간으로 불러옵니다.
따라서 본문에서 제목이 추가되거나 삭제, 이동될 때 반드시 목차를 갱신(업데이트)해야 최신 정보가 반영됩니다.
목차를 수동으로 수정하면(예: 목차에서 직접 텍스트를 지우거나 고치면) 필드 코드가 깨지거나, 다음 갱신 시 모든 수동 편집 내용이 사라질 수 있습니다.
목차 갱신 방법은 목차 영역을 클릭한 후, 상단에 나타나는 [목차 업데이트] 버튼을 누르거나, 목차 위에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭해 [필드 업데이트]를 선택하면 됩니다.
이때 ‘전체 목차 업데이트’와 ‘페이지 번호만 업데이트’ 중 선택할 수 있는데, 제목 자체의 변경이 있었다면 반드시 ‘전체 목차 업데이트’를 선택해야 정상적으로 수정됩니다.
필드 코드 오류가 심각하다면, 목차를 삭제한 후 다시 삽입하는 것도 좋은 방법입니다.
숨은 문자, 특수 문자, 단락 기호의 영향
워드 문서 내에는 눈에 보이지 않는 특수 문자(예: 단락 기호 ¶, 페이지 나누기 등)가 존재합니다.
이러한 문자가 제목과 인접해 있거나, 중간에 삽입되어 있으면 목차가 비정상적으로 동작할 수 있습니다.
예를 들어, 제목과 본문 사이에 페이지 나누기나 분할 구역이 들어가 있으면, 목차에서 해당 부분이 누락되거나 계층이 어긋나는 문제가 발생합니다.
문서 상단 메뉴의 [홈] 탭에서 ‘모든 기호 표시’(¶ 버튼)를 클릭하면 숨은 문자를 확인할 수 있으니, 목차 오류가 있을 때는 반드시 이 옵션을 켜고 원인을 파악해 보시기 바랍니다.
특히, 웹에서 복사한 텍스트를 붙여넣을 때는 보이지 않는 서식 코드나 특수 문자가 따라오는 경우가 많으므로, ‘텍스트만 붙여넣기’나 ‘서식 지우기’를 활용해 불필요한 요소를 제거하는 것이 중요합니다.
다국어 환경 및 호환성 문제 점검
2025년 기준으로 워드는 다양한 언어 환경과 파일 포맷을 지원합니다.
하지만 문서가 한/영 등 다국어로 작성되었거나, 다른 워드 버전(예: 워드 2013, 2016 등)에서 작성된 파일을 불러왔을 때 목차가 깨지거나 일부 스타일이 누락되는 문제가 종종 보고되고 있습니다.
특히, 한글과 영어 스타일이 혼용된 문서에서는 제목 스타일이 언어별로 다르게 적용되어 목차에 일부만 표시될 수 있습니다.
이럴 경우, ‘스타일 관리자’ 기능을 활용해 모든 제목 스타일이 동일하게 설정되어 있는지, 그리고 언어별로 스타일 이름이 달라져 있지 않은지 점검해야 합니다.
또한, 워드 온라인이나 모바일 앱 등 일부 경량 버전에서는 자동 목차 기능의 일부 옵션이 제한될 수 있으니, PC용 정식 워드에서 편집하는 것이 더욱 안정적입니다.
목차에 원하지 않는 텍스트가 포함되는 경우
목차에 본문 내용이나 표, 그림 캡션 등이 원치 않게 표시되는 경우가 있습니다.
이 현상은 보통 해당 텍스트에 제목 스타일이 잘못 적용되어 있을 때 발생합니다.
예를 들어, 표 제목이나 그림 설명에 ‘제목2’ 스타일이 적용되어 있다면 워드는 이를 자동으로 목차에 포함시킵니다.
해결 방법은 해당 부분의 스타일을 ‘본문’이나 ‘캡션’ 등으로 변경하거나, 목차 설정에서 포함할 스타일을 세밀하게 조정하는 것입니다.
이렇게 하면 목차가 더욱 깔끔하게 정리되어 원하는 내용만 포함시키는 것이 가능합니다.
페이지 번호 불일치 문제 해결
목차의 페이지 번호와 실제 본문 페이지가 맞지 않는 현상도 자주 발생합니다.
이 문제는 보통 다음 두 가지 원인에서 비롯됩니다.
첫째, 목차 삽입 위치와 본문 사이에 표지, 머리말, 구역 나누기 등이 삽입되어 페이지 번호가 달라지는 경우입니다.
둘째, 본문 편집 후 목차를 갱신하지 않아 최신 정보가 반영되지 않은 경우입니다.
이런 문제를 해결하려면 먼저 목차를 반드시 최신 상태로 갱신해야 하며, 필요하다면 각 구역마다 페이지 번호 설정(예: 구역마다 페이지 번호 다시 시작)을 확인해야 합니다.
특히, 표지나 차례 페이지에는 페이지 번호를 숨기거나, 목차 앞뒤로 구역 나누기를 적용한 후 각 구역의 페이지 번호 체계를 일치시켜 주는 것이 좋습니다.
목차 서식과 디자인 일관성 맞추기
워드는 기본적으로 제공하는 목차 스타일이 있지만, 사용자가 문서 디자인에 맞게 목차 서식을 커스터마이즈할 수 있습니다.
목차의 글꼴, 크기, 색상, 들여쓰기 등 서식을 바꾸려면, 목차에 마우스 커서를 두고 [참조] – [목차] – [사용자 지정 목차] – [수정] 메뉴를 통해 각 수준(TOC 1, TOC 2 등)의 서식을 별도로 지정할 수 있습니다.
이 기능을 활용하면 목차 전체의 일관성을 손쉽게 유지할 수 있으며, 문서의 전문성과 가독성도 높아집니다.
또한, 목차 서식이 자주 깨지는 경우에는 ‘스타일 복사’ 기능을 사용해 여러 문서에 동일한 목차 디자인을 적용할 수도 있습니다.
복잡한 문서 구조와 목차 문제
대규모 보고서, 논문, 기술 문서 등에서는 본문이 수십~수백 페이지에 달하고, 장·절·항의 계층 구조가 매우 복잡해집니다.
이럴 때는 목차 오류가 더욱 빈번하게 발생할 수 있습니다.
특히, 장과 절 분리, 표지·요약·참고문헌 등의 별도 구역 삽입, 표·그림 목록 자동화 등 다양한 요소가 혼합될 때 목차 관리가 어렵습니다.
이럴 때는 반드시 구역 나누기, 페이지 번호 지정, 스타일 통일 등 ‘문서 구조화’ 원칙을 철저히 지키는 것이 중요합니다.
또한, 문서가 길어질수록 목차 필드 코드가 손상되기 쉬우므로, 중간중간 목차를 삭제 후 재삽입하는 방식으로 오류를 예방하는 것이 좋습니다.
워드 2025년 최신 버전의 신기능 활용법
2025년 기준 워드 최신 버전(Microsoft 365 포함)에서는 인공지능 기반의 문서 분석 기능이 더욱 강화되어, 자동 목차 생성 정확도가 개선되고 있습니다.
예를 들어, ‘스타일 추천’ 기능을 통해 문서 내 제목 후보를 자동으로 감지해 스타일을 제안하거나, 실수로 누락된 제목 구조를 알림창으로 알려주는 기능이 도입되고 있습니다.
또한, 협업 환경에서 여러 사용자가 동시에 문서를 편집할 때, 목차 충돌을 자동으로 감지해 해결 방안을 안내하는 스마트 충돌 방지 기능도 강화되고 있습니다.
이러한 최신 기능을 적극 활용하면 목차 오류 발생 가능성을 크게 줄일 수 있으니, 항상 최신 버전의 워드를 유지하는 것이 좋습니다.
목차 오류 예방을 위한 문서 작성 습관
문서 작성 초기부터 아래와 같은 습관을 들이면 목차 오류를 사전에 예방할 수 있습니다.
첫째, 문서의 모든 제목에는 반드시 정해진 스타일(제목1, 제목2 등)을 일관되게 적용합니다.
둘째, 표나 그림 설명 등 목차에 포함시키지 않을 부분에는 ‘캡션’ 등 별도의 스타일을 사용합니다.
셋째, 문서 편집 중간에 목차를 여러 번 갱신하여 실시간으로 구조를 점검합니다.
넷째, 숨은 문자나 특수문자가 삽입되지 않도록 주의하고, 붙여넣기 전에 서식을 정리합니다.
이러한 습관을 실천하면, 대형 문서에서도 자동 목차 기능을 안정적으로 사용할 수 있습니다.
실무에서 자주 묻는 질문과 해결 팁
Q1. 목차에 하위 수준 제목(제목3, 제목4 등)이 보이지 않습니다.
A1. 목차 설정에서 ‘표시할 수준’이 2로 제한되어 있으면, 3단계 이하 제목은 목차에 나타나지 않습니다. [사용자 지정 목차]의 ‘표시할 수준’ 값을 높여주십시오.
Q2. 목차에 본문 내용이 일부 포함되어 있습니다.
A2. 해당 본문 텍스트에 제목 스타일(제목1~3 등)이 잘못 적용된 경우입니다. 해당 부분의 스타일을 본문이나 캡션 등으로 변경해 주세요.
Q3. 목차 페이지 번호가 실제와 다릅니다.
A3. 목차 갱신을 하지 않았거나, 구역별로 페이지 번호가 다르게 설정된 경우입니다. 목차를 ‘전체 업데이트’하시고, 각 구역별 페이지 번호 설정을 점검해 주세요.
Q4. 목차에서 일부 한글/영문 제목만 누락됩니다.
A4. 다국어 문서에서 스타일 이름이 다르거나, 제목 스타일이 적용되지 않은 경우입니다. 스타일 관리자에서 모든 제목에 동일한 스타일이 적용되었는지 확인하세요.
Q5. 목차 디자인이 자꾸 깨집니다.
A5. 목차 스타일(TOC 1, TOC 2 등)을 직접 수정하세요. 필요하면 스타일을 복사해서 여러 문서에 동일하게 적용할 수 있습니다.
이와 같은 실무 팁을 참고하면, 현장에서 자동 목차 문제를 신속하게 해결할 수 있습니다.
자동 목차 오류를 최소화하는 권장 워크플로우
1) 문서를 처음 만들 때, 목차에 들어갈 모든 제목에 기본 제공 스타일(제목1, 제목2 등)을 일관되게 적용합니다.
2) 목차에 포함될 필요가 없는 표나 그림, 참고문헌 등은 별도의 사용자 스타일이나 캡션 스타일을 지정합니다.
3) 문서가 어느 정도 완성되면, [참조] 탭에서 ‘자동 목차’를 삽입하고, [사용자 지정 목차]에서 표시할 수준 및 스타일을 세부적으로 설정합니다.
4) 문서 편집과정에서 제목이 추가되거나 삭제될 때마다 반드시 목차를 갱신합니다.
5) 완성된 문서는 목차를 최종적으로 한 번 더 전체 업데이트하고, 페이지 번호, 계층 구조, 누락/중복 여부를 꼼꼼히 점검합니다.
6) 최종 배포 전, 목차의 서식을 문서 디자인에 맞게 조정하고, 숨은 문자나 호환성 문제(다국어, 하위 버전 등)를 확인합니다.
이러한 워크플로우를 따라가면, 대형 문서에서도 목차 오류를 거의 발생시키지 않고 체계적으로 관리할 수 있습니다.
최신 워드에서 제공하는 목차 관련 추가 기능
2025년 워드 최신 버전에서는 목차 외에도 ‘표 목록’, ‘그림 목록’ 등 다양한 자동화 기능이 강화되고 있습니다.
이 기능들은 각각 별도의 스타일(예: 캡션, 표 제목 등)을 기반으로 작동하며, 문서 내 표나 그림이 많을 때 큰 도움이 됩니다.
또한, ‘탐색 창’(Navigation Pane) 기능을 활용하면 문서 내 모든 제목 구조를 한눈에 파악하고, 바로 원하는 위치로 이동할 수 있어 목차 문제를 더욱 쉽게 진단할 수 있습니다.
이 기능들은 복잡한 문서 구조를 관리할 때 필수적인 도구이므로, 반드시 익혀두시는 것이 좋습니다.
마무리하며
워드의 자동 목차 기능은 방대한 문서를 빠르고 정확하게 정리하는 데 꼭 필요한 도구입니다.
하지만 스타일 적용, 목차 설정, 필드 코드, 숨은 문자, 다국어 환경 등 다양한 원인으로 예상치 못한 오류가 발생할 수 있습니다.
이번 안내에서 소개한 방법들을 차근차근 실천하면, 자동 목차 문제를 효과적으로 해결할 수 있으며, 문서의 품질과 신뢰도도 한층 높일 수 있습니다.
앞으로도 워드의 최신 기능과 권장 워크플로우를 꾸준히 익혀, 실무 현장에서 효율적인 문서 작업을 이어가시길 바랍니다.