워드 파일을 PDF로 저장할 때 용량 줄이는 방법, 제대로 알아보기

워드 파일을 PDF로 변환하는 과정에서 파일 용량이 예상보다 커져서 난감했던 경험은 누구나 한 번쯤 있으실 겁니다. 특히 전자문서 제출, 이메일 첨부, 기업 내부 자료 공유 등에서 PDF 용량 제한이 있을 때는 더욱 신경이 쓰이죠. 이 글에서는 2025년을 기준으로 최신 워드(Office 365 및 Microsoft 2021 포함) 환경에서 워드 파일을 PDF로 저장할 때 용량을 효과적으로 줄이는 방법에 대해 알아보겠습니다. 각 방법은 실제 현업에서 쓰이는 기법과 공식 문서, 그리고 신뢰할 수 있는 전문 IT 컨텐츠의 팩트에 근거하여 설명드리겠습니다.

워드 파일에서 PDF로 변환 시 용량이 커지는 주요 원인

워드 파일을 PDF로 저장하면 원본보다 용량이 커지는 경우가 종종 있습니다. 그 이유를 제대로 이해하면 용량 최적화 작업에 훨씬 도움이 됩니다.

첫째, 이미지 삽입 방식이 가장 큰 요인입니다. 워드 문서에 고해상도 이미지를 아무 가공 없이 삽입하면, PDF로 변환 시 압축 없이 그대로 들어가는 경우가 많습니다. 실제로 마이크로소프트 공식 문서에서도 이미지 압축 설정이 PDF 용량에 큰 영향을 미친다고 명시하고 있습니다.

둘째, 폰트 임베딩(폰트 포함) 설정도 용량에 영향을 줍니다. 워드에서 사용한 폰트가 PDF에 내장되면(임베딩) 문서 호환성은 높아지지만, 그만큼 파일 크기도 증가합니다.

셋째, 투명도, 벡터 그래픽, 복잡한 표 등 문서 내의 오브젝트들이 많을수록 PDF 저장 시 구조가 복잡해지고, 그에 따라 용량이 늘어납니다.

마지막으로, ‘태그된 PDF’ 옵션 등 접근성·검색성을 높이기 위한 부가 정보가 포함되면 용량이 더욱 커질 수 있습니다. 이처럼 여러 요소가 복합적으로 작용하니, 각각을 따로따로 최적화하는 것이 중요합니다.

이미지 압축 및 최적화 방법

이미지는 PDF 용량의 절대적인 비중을 차지합니다. 워드 문서의 이미지를 최적화하는 것이 용량 줄이기의 핵심이라고 해도 과언이 아닙니다.

가장 기본적으로 할 수 있는 방법은 워드 내장 이미지 압축 기능을 이용하는 것입니다. 이미지를 클릭한 뒤 ‘그림 서식’ 탭에서 ‘그림 압축’을 선택하시면, 해상도 선택 옵션이 나타납니다. ‘웹(150ppi)’이나 ‘전자 메일(96ppi)’을 선택하면 인쇄보다는 품질이 다소 낮아지지만, PDF 용량이 획기적으로 줄어듭니다. 실제로, 300dpi 이미지 여러 장이 삽입된 워드 파일을 96dpi로 압축 후 PDF로 저장할 경우 용량이 70% 이상 감축되는 사례가 보고된 바 있습니다.

이미지 포맷도 중요한데, PNG나 BMP처럼 비압축·무손실 형식보다는 JPG와 같이 손실 압축이 적용된 이미지를 사용하는 것이 좋습니다. 물론, 도표나 로고처럼 선명함이 필요한 그림은 PNG를 유지하는 것이 바람직할 수 있지만, 일반 사진은 JPG로 변환해서 삽입하는 것이 용량 관리에 효과적입니다.

또한, 워드에 이미지를 복사-붙여넣기로 삽입할 경우, 원본보다 불필요하게 용량이 커질 수 있습니다. 되도록 ‘삽입’ → ‘그림’ → ‘이 디바이스’로 원본 이미지를 직접 불러오는 것이 좋습니다. 불필요한 투명 레이어나 메타데이터가 포함된 이미지는 미리 편집툴에서 정리해주는 것도 도움이 됩니다.

마지막으로, 워드에서 ‘붙여넣기 옵션’을 ‘그림(Windows 메타파일)’이 아니라 ‘그림(JPG)’ 등으로 선택하면 불필요한 벡터 정보가 줄어들어 PDF 변환 시 용량이 감소합니다. 이미지 삽입 후에는 반드시 ‘그림 압축’ 기능을 한 번씩 적용해주시길 권장합니다.

폰트 임베딩 최소화하기

PDF는 다양한 환경에서 동일한 문서 레이아웃을 보장하기 위해 폰트 임베딩 기능을 제공합니다. 하지만 모든 폰트를 임베딩할 경우, 파일 크기가 크게 증가하게 됩니다.

워드에서 PDF로 저장할 때 ‘옵션’ 버튼을 클릭하면 ‘문서의 폰트 포함’(혹은 ‘텍스트에 사용된 글꼴만 포함’)이라는 항목이 있습니다. 이 옵션을 해제하거나, ‘문서에 사용된 문자만 포함’에 체크하면, 사용빈도가 낮은 글꼴 데이터까지 모두 저장하지 않아 용량을 줄일 수 있습니다.

특히, 한글 폰트의 경우 영문 폰트 대비 용량이 훨씬 크기 때문에, ‘나눔고딕’이나 ‘배민체’ 등 사용자 지정 폰트를 쓴 문서라면 반드시 임베딩 옵션을 조정해주는 것이 좋습니다. 가능하다면 ‘맑은 고딕’이나 ‘굴림’처럼 시스템 기본 폰트를 사용하는 것도 좋은 방법입니다. 시스템 기본 폰트는 대부분의 사용자 PC에 이미 설치되어 있으므로, PDF에서 임베딩하지 않아도 문서가 깨질 확률이 낮기 때문입니다.

실제 예를 들어, 같은 내용을 가진 워드 문서에서 폰트 임베딩을 해제한 경우 PDF 용량이 최대 50%까지 줄어드는 사례가 확인되고 있습니다. 단, 폰트 임베딩을 꺼두면 일부 환경에서 문서 레이아웃이 깨질 수 있으니, 중요한 공식 문서라면 최종 파일을 여러 장치에서 테스트해보는 것이 좋습니다.

불필요한 오브젝트와 메타데이터 제거

워드 문서에는 눈에 보이지 않는 오브젝트, 예를 들어 숨겨진 표, 코멘트, 추적 변경 사항, 문서 속성 및 메타데이터 등이 포함될 수 있습니다. 이러한 정보들이 PDF 변환 시 함께 저장되면서 용량이 불필요하게 커질 수 있습니다.

워드에서 ‘파일’ → ‘정보’ → ‘문서 검사’(또는 ‘문서 검사기’) 기능을 이용하면, 문서 내의 숨겨진 정보나 불필요한 요소들을 손쉽게 확인하고 제거할 수 있습니다. 특히, 공동 작업을 거친 문서는 편집 기록이나 코멘트가 남아 있는 경우가 많으니, 반드시 최종 PDF 저장 전 문서 검사를 한 번 실행해보시길 추천합니다.

또한, ‘링크된 오브젝트’(예: 엑셀 데이터, 차트, 외부 미디어 등)는 PDF 내에 모든 데이터를 포함하는 방식으로 저장되기 때문에, 원본 워드에서 불필요한 링크를 삭제 또는 단순 그림으로 변환해두는 것이 좋습니다.

문서 속성(저자, 제목, 키워드 등)과 버전 정보도 PDF 저장 시 불필요하게 포함될 수 있으니, ‘파일’ → ‘속성’에서 최대한 정보를 비워두는 것이 용량 최적화에 도움이 됩니다. 이처럼 사전에 문서 구조를 깔끔하게 정리하면, PDF 용량이 불필요하게 증가하는 것을 막을 수 있습니다.

PDF 저장 옵션에서 용량 최적화하기

워드에서 PDF로 저장할 때, 저장 대화상자 하단의 ‘옵션’ 버튼을 클릭하면 다양한 추가 설정을 할 수 있습니다. 여기서 용량에 가장 큰 영향을 주는 항목들이 있습니다.

첫째, ‘최소 크기(온라인 게시)’ 옵션입니다. 기본값은 ‘표준(인쇄용)’으로 되어 있는데, 이 옵션을 ‘최소 크기(온라인 게시)’로 변경하면, PDF 내부 이미지와 오브젝트가 자동으로 압축되어 파일이 상당히 작아집니다. 오피스 공식 지원 페이지에서도 이메일 첨부, 웹 업로드용 PDF는 이 옵션을 권장하고 있습니다.

둘째, ‘태그된 PDF 만들기’ 옵션을 해제하는 것입니다. 이 기능은 PDF에 문서 구조 태그를 추가해 접근성(장애인 지원) 및 검색 기능을 강화하지만, 그만큼 파일 크기가 늘어납니다. 웹이나 인쇄용이 아니라, 단순 열람·전송용이라면 이 옵션을 끄는 것이 좋습니다.

셋째, ‘문서 속성 포함’도 체크 해제하면 용량을 조금 더 줄일 수 있습니다. 다만, 이 옵션들은 문서의 활용 목적에 따라 선택적으로 사용하시길 바랍니다.

외부 PDF 변환 툴 활용하기

마이크로소프트 워드의 내장 PDF 저장 기능만으로도 충분히 용량을 줄일 수 있지만, 더 강력한 압축이 필요하다면 외부 PDF 변환 툴을 활용하는 방법도 있습니다.

대표적으로 Adobe Acrobat Pro, Foxit PDF Editor, Nitro PDF 같은 상용 프로그램에서는 PDF 변환 시 이미지 압축, 폰트 임베딩 제어, 불필요한 오브젝트 삭제 등 고급 옵션들을 지원합니다. 예를 들어, Adobe Acrobat Pro의 ‘PDF 최적화’(PDF Optimizer) 기능을 이용하면, 이미지 압축률을 세밀하게 조정하고, 사용하지 않는 폰트와 오브젝트를 자동으로 제거할 수 있습니다. 실제로, 워드에서 저장한 PDF를 Adobe Acrobat Pro로 다시 압축했을 때 용량이 30~60% 추가로 줄어드는 사례가 다수 보고되고 있습니다.

무료로 사용할 수 있는 온라인 PDF 압축 서비스(예: Smallpdf, iLovePDF, PDF24 Tools 등)도 많이 있습니다. 이들 서비스는 별도의 프로그램 설치 없이 웹 브라우저에서 간편하게 파일을 업로드하고, 압축된 PDF를 받을 수 있어 편리합니다. 다만, 민감한 개인정보나 기업 기밀 문서는 보안상의 위험이 있으니, 반드시 신뢰할 수 있는 환경에서만 사용하시길 권장합니다.

PDF 내부 이미지 다시 압축하기

워드에서 PDF로 저장한 후, 내부 이미지가 여전히 과하게 고해상도라면, PDF 편집 툴을 이용해 이미지만 따로 압축하는 것도 좋은 방법입니다.

Adobe Acrobat Pro에서는 ‘도구’ 메뉴의 ‘PDF 최적화’에서 이미지 해상도와 압축률을 조정할 수 있습니다. 일반적으로 ‘중간(150dpi)’ 또는 ‘저(72~96dpi)’로 재설정하면, 인쇄 품질이 크게 중요하지 않은 문서의 경우 용량이 대폭 줄어듭니다.

이미지 압축 외에도, ‘불필요한 오브젝트·포맷 제거’, ‘내장된 미디어 삭제’ 옵션을 함께 적용하면 추가로 용량을 줄일 수 있습니다. Foxit, Nitro PDF 등 주요 PDF 편집기에서도 유사한 기능을 제공하니, 무료 평가판을 활용해 여러 조합을 테스트해보는 것도 추천드립니다.

OCR(문자인식) PDF의 용량 최적화

스캔하여 워드에 삽입한 이미지나, OCR로 생성된 PDF는 일반 텍스트 기반 PDF보다 용량이 훨씬 커질 수 있습니다. 이 경우에는 몇 가지 추가적인 방법으로 용량을 최적화할 수 있습니다.

첫째, 스캔 시 해상도를 150dpi 이하로 설정하는 것이 좋습니다. OCR의 정확도가 크게 떨어지지 않는 한 이 정도 해상도로도 충분히 텍스트 인식이 가능합니다.

둘째, OCR 후 PDF 생성 시 ‘이미지 압축’ 옵션을 반드시 확인해주시고, ‘텍스트 위에 이미지’ 방식보다는 ‘이미지 위에 텍스트’ 방식(가장 압축 효율이 좋음)을 활용하는 것이 좋습니다.

마지막으로, 문서 내에 불필요하게 컬러 이미지를 사용하지 않고 흑백(Grayscale)으로 변환하면 용량이 획기적으로 줄어듭니다. 실제로 컬러 스캔 PDF를 흑백으로 변환했을 때 용량이 1/4 이하로 줄어든 사례가 많습니다.

문서 구조 단순화 및 레이아웃 최적화

복잡한 표, 수식, 그래픽, 스마트아트, 오디오·비디오 파일 등이 워드 문서에 많이 들어가 있을수록 PDF 변환 시 용량이 커질 수 있습니다. 가능하면 복잡한 오브젝트를 간단한 표, 이미지, 텍스트로 변환해서 활용하는 것이 좋습니다.

예를 들어, 워드의 스마트아트나 3D 모델은 PDF에서 제대로 지원되지 않거나, 과도하게 용량을 차지할 수 있으므로, 변환 전 스크린샷을 찍어 이미지로 대체하는 것도 하나의 방법입니다.

또한, 불필요하게 여러 단, 머리글/바닥글에 대용량 이미지 삽입, 비효율적인 표 구조(셀 병합, 숨겨진 셀 등)는 PDF에서 파일 크기를 늘릴 수 있습니다. 문서의 레이아웃을 최대한 단순하게 유지하는 것이 용량 관리에 효과적입니다.

실무에서 자주 하는 실수와 주의사항

많은 분들이 ‘PDF 파일 용량을 줄이려면 무조건 해상도를 낮추거나, 이미지 품질을 희생해야 한다’고 생각하지만, 꼭 그렇지는 않습니다. 앞서 소개한 여러 옵션을 적절히 조합하면, 인쇄나 열람에 영향을 거의 주지 않으면서도 용량을 효과적으로 줄일 수 있습니다.

특히, 여러 번 PDF 변환·압축을 반복하면, 이미지나 텍스트 품질이 점점 떨어질 수 있으니, 항상 원본 워드 파일을 보관하고, 최종 PDF만 압축하는 것이 좋습니다. 또한, 개인정보가 포함된 문서를 온라인 압축 서비스에 업로드할 때는 반드시 보안 정책을 점검하고, 중요한 사내 문서는 로컬에서만 작업하는 것을 권장합니다.

기업 환경에서는 중앙에서 PDF 생성 정책을 통일하거나, 전용 PDF 변환 소프트웨어를 도입해 파일 품질과 용량을 표준화하는 것도 좋은 방법입니다.

최신 환경에서의 워드→PDF 저장 용량 최적화 트렌드

2025년 현재, 마이크로소프트는 클라우드 기반 워드(Office 365)와 데스크톱용 워드(2021/2019 등) 모두에서 PDF 저장 및 압축 기능을 지속적으로 개선하고 있습니다. 특히, Office 365는 이미지 압축·최적화 알고리즘이 이전 버전보다 향상되어, 동일한 설정에서도 더 작은 용량의 PDF가 생성됩니다.

또한, PDF 표준 규격인 ‘PDF/A’(장기 보존용 아카이브 포맷) 옵션을 지원함으로써, 규정상 PDF/A가 필요한 경우에도 용량 최적화가 가능해졌습니다. 다만, PDF/A 모드는 폰트 임베딩이 필수이므로, 이미지 최적화와 오브젝트 단순화로 용량을 줄이는 것이 핵심입니다.

AI 기반 PDF 압축 솔루션이 등장하면서, 문서 내 중요 정보는 최대한 보존하되, 불필요한 요소는 자동으로 제거하는 스마트 압축이 점점 널리 쓰이고 있습니다. 예를 들어, 2024년 기준으로 Adobe, Foxit 등에서 AI 최적화 기능을 탑재한 PDF 압축 서비스를 제공하고 있습니다.

최적의 워크플로우 예시

지금까지 소개한 방법들을 실제로 어떤 순서로 적용하면 좋은지, 실무 예시 워크플로우를 안내드리겠습니다.

1. 원본 워드 파일에서 모든 이미지의 해상도와 포맷을 확인하고, 불필요하게 큰 이미지는 미리 압축(JPG로 변환, 그림 압축 150dpi 이하 적용)  

2. 문서 내 폰트 임베딩 설정을 ‘텍스트에 사용된 문자만 포함’ 또는 ‘임베딩 해제’로 지정  

3. ‘문서 검사’ 기능으로 숨겨진 정보, 코멘트, 추적 변경 내용, 링크 오브젝트 등 불필요한 요소 제거  

4. PDF 저장 시 ‘최소 크기(온라인 게시)’, ‘태그된 PDF 만들기 해제’, ‘문서 속성 제외’ 등 최적화 옵션 선택  

5. 저장된 PDF를 내부 PDF 편집툴(Adobe Acrobat Pro, Foxit 등)로 재압축 및 이미지 해상도 추가 조정  

6. 최종 PDF 파일을 여러 환경(PC, 모바일, 클라우드 등)에서 테스트하여 가독성·레이아웃 확인

이런 워크플로우를 따르면, 대용량 워드 문서도 90% 이상 용량을 줄이면서 품질을 유지하는 것이 가능합니다.

마치며

워드 파일을 PDF로 저장할 때 용량을 줄이는 방법은 단순히 한두 가지 옵션을 조정하는 수준을 넘어서, 문서 구조, 이미지·폰트 관리, 저장 옵션, 외부 툴 활용 등 다양한 요소의 조합으로 이루어집니다. 2025년 현재, 워드와 PDF의 최신 기능을 충분히 활용하면, 가독성과 품질을 해치지 않으면서도 효과적으로 용량을 줄일 수 있습니다.

이 글에서 소개한 내용을 차근차근 적용해보시면, 업무 효율도 높이고, 파일 관리 스트레스도 크게 줄이실 수 있을 것입니다. 앞으로도 문서 관리 및 PDF 최적화 분야는 꾸준히 발전하고 있으니, 관련 업데이트 소식에도 관심을 가져보시길 권장드립니다.