사무실에서 프린터 여러 PC와 공유하는 간단 설정법

사무실 환경에서 여러 대의 컴퓨터가 한 대의 프린터를 공유하는 것은 효율적인 업무 운영에 있어 매우 중요한 부분입니다. 특히 중소기업이나 소규모 사무실에서는 프린터를 별도로 여러 대 설치하기보다는, 하나의 프린터를 여러 명이 함께 사용하는 방식이 비용 절감과 관리 편의성 측면에서 매우 유리합니다. 2025년 기준으로 네트워크 인프라와 운영체제의 발전에 힘입어 PC 간 프린터 공유 방식도 점점 간편해지고 있는데요, 이번 글에서는 사무실에서 프린터를 여러 PC와 쉽게 공유할 수 있는 실질적인 설정법과, 각 방식의 특징, 그리고 실제 업무 환경에서의 주의사항을 깊이 있게 안내해드리겠습니다.

프린터 공유의 기본 개념과 필요성

프린터 공유란, 한 대의 프린터를 네트워크에 연결된 여러 대의 컴퓨터가 함께 사용할 수 있도록 설정하는 것을 의미합니다. 물리적으로 프린터를 직접 연결하지 않은 PC에서도, 네트워크를 통해 프린터에 접근하고 인쇄할 수 있게 만드는 것이죠. 이 방식은 단순히 비용을 줄이는 데 그치지 않고, 프린터 관리 업무를 중앙 집중화할 수 있다는 장점도 있습니다.

실제로 한국정보화진흥원의 2024년 말 데이터에 따르면, 국내 중소 사무실의 약 78%가 네트워크 프린터나 프린터 공유 기능을 활용하여 운영 효율을 높이고 있는 것으로 나타났습니다. 이는 프린터 고장 시 신속한 대응과, 소모품 관리의 효율성, 그리고 보안 설정의 통합 관리 측면에서도 매우 긍정적인 효과를 가져다줍니다.

프린터 공유 방식의 종류

프린터를 여러 PC와 공유하는 방법은 크게 두 가지로 나눌 수 있습니다. 첫 번째는 네트워크 프린터(이더넷 또는 Wi-Fi 기능이 있는 프린터)를 사용하는 방법이고, 두 번째는 프린터를 한 대의 PC에 직접 연결하고 해당 PC를 통해 공유하는 방법입니다. 각 방식별로 장단점이 존재하므로, 사무실 규모와 네트워크 환경에 따라 적합한 방식을 선택하는 것이 중요합니다.

네트워크 프린터를 이용한 공유

가장 간단하면서도 안정적인 프린터 공유 방법은 네트워크 프린터를 사용하는 것입니다. 네트워크 프린터는 자체적으로 LAN 포트나 Wi-Fi 모듈을 내장하고 있어, 별도의 PC 없이도 사무실의 모든 PC가 직접 프린터에 접속하여 인쇄 명령을 내릴 수 있습니다.

설정 방법은 일반적으로 다음과 같습니다. 우선 프린터를 유선 LAN 케이블 또는 Wi-Fi를 통해 사무실 공유기에 연결합니다. 이후 프린터의 네트워크 설정 메뉴에서 IP 주소를 자동(DHCP) 또는 수동으로 지정합니다. 대부분의 프린터는 LCD 패널이나 내장 웹 서버(프린터의 IP로 접속하는 웹페이지)를 통해 손쉽게 네트워크 설정을 할 수 있습니다.

각 PC에서는 제어판의 ‘프린터 및 스캐너’ 메뉴에서 ‘프린터 추가’를 선택한 뒤, 네트워크에서 자동으로 검색되는 프린터를 선택하여 드라이버를 설치하면 됩니다. 만약 자동으로 검색되지 않는다면, 프린터의 IP 주소를 직접 입력하여 추가할 수도 있습니다. 이때 프린터 드라이버는 공식 제조사 홈페이지에서 최신 버전을 내려받아 설치하는 것이 호환성과 안정성 측면에서 권장됩니다. 네트워크 프린터의 가장 큰 장점은, 어느 PC가 켜져 있든 상관없이 언제든 인쇄가 가능하다는 점입니다.

프린터 서버(프린터 공유기) 활용

네트워크 프린터가 아닌, 기존 USB 프린터만 있을 경우에는 별도의 프린터 서버(프린터 공유기)를 도입하는 방법도 있습니다. 프린터 서버는 USB 포트에 프린터를 연결하고, 본체는 유선 LAN 포트를 통해 네트워크에 연결하는 장비입니다. 이 장비가 프린터와 네트워크를 중계해주는 역할을 하므로, 마치 네트워크 프린터처럼 사용할 수 있습니다.

프린터 서버를 이용한 공유는, 프린터 서버 장비 자체에 웹 인터페이스가 제공되어 네트워크 설정 및 관리가 편리한 점이 장점입니다. 다만, 프린터 서버가 지원하는 프린터 기종이 제한적일 수 있으므로 구매 전 호환성 확인이 필수입니다.

직접 연결 PC를 통한 프린터 공유

가장 전통적인 방식은 프린터를 한 대의 PC에 USB 케이블로 직접 연결하고, 이 PC에서 공유 설정을 하는 것입니다. 이 방법은 네트워크 프린터가 없을 때 가장 간단하게 적용할 수 있습니다. 다만, 프린터가 연결된 PC가 반드시 켜져 있어야 하며, 해당 PC가 꺼지면 다른 PC에서 인쇄가 불가능하다는 단점이 있습니다.

설정 절차는 다음과 같습니다. 우선 프린터를 한 대의 PC에 USB로 연결하고, 정상적으로 드라이버를 설치합니다. 이후 ‘제어판 > 프린터 및 스캐너’에서 해당 프린터를 우클릭한 뒤, ‘프린터 속성’에서 ‘공유’ 탭을 선택합니다. ‘이 프린터 공유’ 옵션을 체크하고, 프린터의 공유 이름을 지정합니다.

다른 PC에서는 ‘프린터 추가’ 기능을 통해 네트워크에 공유된 프린터를 검색하거나, ‘\프린터공유PC이름공유프린터이름’과 같은 경로를 직접 입력하여 연결할 수 있습니다. 이 방식은 설치가 쉽고 별도 장비가 필요 없다는 장점이 있지만, 프린터 연결 PC의 관리가 상대적으로 까다로울 수 있습니다.

운영체제별 프린터 공유 설정

프린터 공유 설정은 사용하는 운영체제에 따라 약간씩 차이가 있습니다. 2025년 기준으로 윈도우 11, 윈도우 10, macOS Sonoma, 그리고 일부 리눅스 배포판이 사무실 환경에서 많이 활용되고 있습니다.

윈도우 10/11에서의 프린터 공유

윈도우 10과 11에서는 네트워크 프린터 및 프린터 공유 기능이 기본적으로 매우 직관적으로 되어 있습니다. 프린터를 네트워크로 추가할 경우 자동으로 드라이버를 설치해주고, 공유 프린터의 접근 권한도 윈도우 계정 기반으로 관리할 수 있습니다.

공유 설정 시에는 ‘설정 > 장치 > 프린터 및 스캐너’에서 해당 프린터를 선택 후 ‘관리’ > ‘프린터 속성’ > ‘공유’ 탭에서 공유 옵션을 활성화합니다. 만약 사무실 PC들이 같은 네트워크(동일 LAN 또는 Wi-Fi)에 연결되어 있다면, 네트워크 검색 및 파일 및 프린터 공유 기능이 활성화되어 있어야 합니다. 이를 위해 ‘네트워크 및 인터넷’ 설정에서 ‘고급 공유 설정’에 들어가 ‘파일 및 프린터 공유 켜기’를 반드시 체크해야 합니다.

macOS에서의 프린터 공유

macOS Sonoma에서는 ‘시스템 설정 > 프린터 및 스캐너’ 메뉴를 통해 프린터 추가 및 공유가 가능합니다. 프린터를 한 대의 Mac에 직접 연결한 경우, ‘공유’ 탭에서 ‘프린터 공유’를 활성화하고, 어떤 사용자가 접근 가능한지 사용자별로 세밀하게 지정할 수 있습니다.

네트워크 프린터의 경우, Bonjour(애플의 제로-컨피규레이션 네트워크 기술)을 이용해 같은 네트워크 내의 Mac이나 iOS 기기에서 자동으로 프린터를 인식하게 됩니다. 드라이버 호환성 면에서도 최근 HP, Canon, Epson 등 주요 제조사가 macOS 전용 드라이버를 신속하게 업데이트하고 있기 때문에, 최신 macOS 버전에서도 안정적으로 네트워크 프린터를 사용할 수 있습니다.

리눅스 환경에서의 프린터 공유

리눅스 배포판(우분투, CentOS 등)에서는 CUPS(Common UNIX Printing System)라는 오픈소스 프린터 시스템을 통해 프린터 공유가 이뤄집니다. CUPS는 웹 기반 관리 인터페이스(기본 주소: 제공하며, 프린터를 네트워크 상에서 공유하고, 접근 권한을 세밀하게 설정할 수 있는 것이 특징입니다.

CUPS의 ‘관리’ 메뉴에서 프린터를 추가한 뒤, ‘공유’ 옵션을 활성화하면, 같은 네트워크의 다른 PC에서 프린터를 사용할 수 있습니다. 윈도우와의 호환성도 높아, 윈도우 PC에서 리눅스에 공유된 프린터를 네트워크 프린터로 추가하여 사용할 수 있습니다. 이처럼 리눅스 기반 사무실에서도 손쉽게 프린터 공유가 가능합니다.

프린터 공유 시 네트워크 구성의 중요성

프린터 공유가 정상적으로 작동하기 위해서는 기본적으로 사무실 내 모든 PC와 프린터가 동일한 네트워크(즉, 같은 공유기 또는 스위치)에 연결되어 있어야 합니다. 만약 일부 PC가 별도의 Wi-Fi, 게스트 네트워크, 혹은 다른 VLAN에 연결되어 있다면 프린터를 인식하지 못할 수 있습니다.

2025년 기준으로 대부분의 사무실에서는 유선 LAN과 무선 Wi-Fi를 병행하여 사용합니다. 이때, 프린터가 유선 네트워크에 연결되어 있고 일부 PC만 Wi-Fi를 사용할 경우, 공유기 설정에서 ‘AP 격리’(Access Point Isolation) 기능이 꺼져 있어야만 유선/무선 장비 간 통신이 가능합니다. 또한 네트워크 프린터의 경우, IP 주소가 고정되어 있어야 갑작스러운 IP 변경으로 인한 연결 오류를 예방할 수 있습니다. 이를 위해 공유기에서 ‘DHCP 예약’ 기능을 활용하거나, 프린터에서 수동으로 IP를 설정하는 것이 좋습니다.

프린터 드라이버 관리 및 호환성 문제 해결

프린터 공유 환경에서 자주 발생하는 문제 중 하나가 드라이버 호환성입니다. 각 PC의 운영체제가 다르거나, 32비트/64비트 환경이 혼재할 때 드라이버 충돌로 인쇄가 되지 않는 경우가 종종 있습니다. 이를 예방하기 위해서는 프린터 제조사 공식 홈페이지에서 각 운영체제 및 버전에 맞는 최신 드라이버를 설치하는 것이 기본입니다.

2025년 최신 프린터는 대부분 윈도우, macOS, 리눅스 모두에서 표준 프로토콜(예: IPP, AirPrint, Mopria 등)을 지원하므로, 운영체제 표준 드라이버로도 안정적 인쇄가 가능한 경우가 많습니다. 그러나, 특수 기능(예: 양면 인쇄, 컬러 매칭 등)을 사용하려면 반드시 전용 드라이버를 설치해야 합니다. 일부 공유 프린터에서는 추가 드라이버 설치 권한이 제한될 수 있으니, 사전에 관리자 권한을 확보한 상태에서 설치를 진행하는 것이 바람직합니다.

프린터 공유와 보안 관리

사무실에서 프린터를 여러 명이 공유하는 경우, 반드시 보안 설정에도 신경 써야 합니다. 최근 몇 년간 네트워크 프린터를 통한 해킹 사례가 꾸준히 보고되고 있으며, 특히 프린터의 펌웨어 취약점을 이용한 악성코드 유포, 프린터 대기열의 민감 문서 유출 등 다양한 보안 위협이 존재합니다.

2025년 현재 대다수 네트워크 프린터는 관리자 패스워드, SSL 암호화, 방화벽 설정 등 다양한 보안 기능을 내장하고 있습니다. 프린터 공유 설정 시, 관리자 패스워드를 반드시 변경하고, 외부 네트워크(인터넷)에서 프린터에 직접 접근할 수 없도록 방화벽 규칙을 적용해야 합니다. 또한, 불필요한 포트(예: FTP, Telnet 등)는 비활성화하고, 인쇄 기록 및 로그 관리 기능을 주기적으로 확인하는 것이 안전합니다.

특히 윈도우 공유 프린터의 경우, 접근 권한을 ‘모든 사용자’로 열어두기보다는, 사무실 내부에서 사용하는 특정 계정이나 그룹에만 제한하는 것이 좋습니다. 이를 통해 외부 침입이나 악의적 접근을 효과적으로 차단할 수 있습니다.

모바일 기기(스마트폰, 태블릿) 프린터 공유

최근 업무 환경에서는 노트북 외에도 스마트폰이나 태블릿 등 다양한 모바일 기기에서 직접 인쇄를 하는 수요가 증가하고 있습니다. 2025년 기준으로, 대부분의 네트워크 프린터는 AirPrint(애플 기기용), Mopria(안드로이드 기기용) 등 모바일 프린팅 표준을 지원합니다. 별도의 앱 설치 없이도, 같은 네트워크 내에 있다면 모바일 기기에서 바로 프린터를 찾고 인쇄할 수 있는 것이 특징입니다.

만약 구형 프린터를 사용할 경우, 제조사에서 제공하는 모바일 프린팅 앱을 설치하거나, PC에 ‘Google Cloud Print’와 유사한 중계 소프트웨어를 설치해 사용하는 방법도 있습니다. 단, 이 경우도 모바일 기기와 프린터가 동일 네트워크에 있어야 하며, 보안 설정을 꼼꼼히 확인해야 합니다.

복합기와 스캐너의 공유 설정

프린터뿐 아니라 복합기(프린터+스캐너+팩스)의 경우, 인쇄와 스캔 두 기능 모두 공유할 수 있습니다. 인쇄 기능은 앞서 설명한 네트워크 프린터 방식과 동일하게 설정하면 되고, 스캔 기능은 ‘네트워크 스캔’ 또는 ‘스캔 투 PC’ 기능을 별도로 활성화해야 합니다.

스캔 파일 저장 경로를 네트워크 공유 폴더로 지정하거나, 특정 PC의 이메일로 발송하는 방식이 널리 사용되고 있습니다. 이 과정에서 각 PC의 방화벽 설정이 스캔 데이터 수신을 허용해야 하며, 공유 폴더의 접근 권한도 신중하게 관리해야 합니다. 복합기를 통한 팩스 전송 역시, 최근에는 네트워크 기반 전자팩스 서비스와 연계하여 효율적으로 운영할 수 있습니다.

프린터 공유 실패 시 점검 사항

설정을 모두 마쳤음에도 불구하고 프린터가 다른 PC에서 보이지 않거나 인쇄가 되지 않는 경우, 다음과 같은 부분을 순서대로 점검하는 것이 좋습니다.

첫째, 모든 장비가 동일 네트워크(같은 공유기, 같은 IP 대역)에 연결되어 있는지 확인해야 합니다.  

둘째, 프린터의 IP 주소가 변경되었거나, PC에서 저장된 프린터 IP와 불일치할 수 있으므로 IP를 재확인합니다.  

셋째, 각 PC의 방화벽이나 보안 소프트웨어가 프린터 공유를 차단하고 있지 않은지 점검해야 합니다.  

넷째, 프린터 드라이버가 제대로 설치되어 있고, 운영체제와의 호환성에 문제가 없는지 확인합니다.  

다섯째, 프린터 펌웨어가 최신 버전인지, 네트워크 프린터의 경우 공유기 및 네트워크 장비의 펌웨어도 점검이 필요합니다.

이러한 절차를 따라 점검하면, 대부분의 프린터 공유 문제는 어렵지 않게 해결할 수 있습니다.

사무실 특성에 따른 프린터 공유 최적화 팁

작은 사무실에서는 위에서 안내한 방식만으로도 충분히 프린터 공유가 가능하지만, 대규모 사무실이나 층수가 다른 환경에서는 프린터를 여러 대 설치하고, 각 부서별로 네트워크 프린터를 별도 지정하여 관리하는 것이 효율적입니다. 이때 ‘프린터 그룹 정책’이나 ‘프린터 할당 소프트웨어’를 활용하면, 각 사용자 계정별로 접근 가능한 프린터를 세밀하게 제한할 수 있습니다.

또한, 인쇄량이 많은 사무실에서는 ‘출력 대기열 관리’ 기능을 통해, 인쇄 순서 조정이나 일괄 인쇄 취소 등 운영 효율을 높일 수 있습니다. 최근에는 인쇄량 통계, 사용자별 비용 분배, 인증 인쇄(카드/비밀번호 입력 후 출력) 등 고급 관리 기능이 제공되는 프린터도 많으므로, 사무실 업무 특성에 맞는 제품을 선택하는 것이 중요합니다.

업무 연속성을 위한 백업 프린터 운영

프린터 고장 시 업무가 마비되는 것을 방지하기 위해, 소규모 사무실이라도 최소 1대 이상의 백업 프린터를 비상용으로 운영하는 것이 권장됩니다. 실제로 2025년 한국중소기업진흥공단 조사에 따르면, 사무실의 약 62%가 고장 대비 백업 프린터를 보유하고 있으며, 이로 인해 업무 중단 시간을 평균 70% 이상 단축하는 효과를 보고 있다고 합니다.

백업 프린터는 평소 사용하지 않더라도, 네트워크에 미리 등록해두고 드라이버까지 설치해두면, 메인 프린터 장애 시 즉시 전환하여 사용할 수 있습니다. 이러한 준비는 업무 연속성(BCP, Business Continuity Planning) 측면에서도 매우 유익합니다.

프린터 공유의 최신 트렌드와 미래 전망

2025년 기준으로 프린터 공유 기술은 점차 클라우드 기반으로 발전하고 있습니다. ‘클라우드 프린팅’ 서비스는, 사무실 네트워크와 무관하게 인터넷만 연결되어 있으면 언제 어디서든 인쇄 명령을 내릴 수 있는 솔루션입니다. 대표적으로 HP ePrint, Epson Connect, Canon PRINT 등 제조사별 클라우드 프린팅 서비스가 보편화되고 있습니다.

이러한 서비스는 특히 원격근무, 재택근무, 외근이 잦은 업무 환경에서 큰 효과를 발휘합니다. 또한, 프린터 자체에 문서 저장, 보안 인증, 사용자 로그 기록 등 고급 관리 기능이 내장되면서, 프린터 공유가 단순한 인쇄 기능을 넘어 사무실 정보 관리의 핵심 인프라로 자리매김하고 있습니다.

요약 및 실전 적용을 위한 체크리스트

마지막으로, 사무실에서 프린터를 여러 PC와 공유할 때 반드시 기억해야 할 핵심 포인트를 정리합니다.

- 프린터와 모든 PC가 동일 네트워크에 연결되어 있는지 확인합니다.  

- 네트워크 프린터가 없는 경우, 프린터 서버 또는 직접 연결 PC를 통한 공유 방식을 활용합니다.  

- 운영체제별로 최신 드라이버를 설치하고, 보안 설정을 꼼꼼히 점검합니다.  

- 프린터의 IP 주소는 고정하거나 DHCP 예약으로 관리합니다.  

- 모바일 기기 및 복합기 스캔 기능 등도 네트워크 공유 설정이 필요한지 확인합니다.  

- 업무 연속성을 위해 백업 프린터를 준비하고, 정기적으로 점검합니다.  

- 보안 위협을 예방하기 위해 관리자 비밀번호, 방화벽, 접근 권한을 철저히 관리합니다.

이상으로, 사무실에서 프린터를 여러 PC와 공유하는 실질적인 방법과 최신 트렌드, 관리 팁까지 자세히 안내해드렸습니다. 실제 업무 환경에 적용하면서, 위에서 소개한 점검 사항과 관리 방법을 잘 활용하신다면, 보다 효율적이고 안전한 프린터 공유 환경을 구축하실 수 있을 것입니다.
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